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            經驗交流
            以例會制度履行監理職責的主要節點
            新聞來源:    點擊數:3736    更新時間:2011-4-12 17:20:26    收藏此頁

                                                 /王懷棟

            (本文刊登在《建筑》雜志2011年第5期上)

            工地例會作為現場參建各方溝通情況、交流信息、解決合同履行中存在問題的一種會議方式,在日常監理工作中得到了參建各方的一致認可,對監理機構的管理起著十分重要的作用?!督ㄔO工程監理規范》明確規定:在施工過程中,總監理工程師應定期主持召開工地例會。會議紀要應由項目監理機構負責起草,并經與會各方代表會簽。

            一、開好工地例會是監理的職責

            工地例會是項目監理機構溝通情況、反饋信息、作出決策和下達指令的主要方式,也是監理對工程進行監督控制和對人員進行有效管理的重要工具,它以服務現場工作為主題,解決現場問題為目的。工地例會的重點是檢查工程施工過程中的進度、質量、安全文明、計量與支付、合同管理等方面的情況,分析存在的問題,并針對這些問題提出改進措施,參建各方均應對會議所達成的決議遵照執行。站在監理的管理角度、責任角度看,工地例會是監理的一個非常重要的管理手段,工地例會所形成的會議紀要則是規避監理責任的備忘錄。因此,主持并開好工地例會不僅是總監的重要職責,對監理的管理工作起著重要的作用,也從一個側面反映了總監的素質和水平,是總監必備的基本功之一。

            二、重視******次工地例會

            ******次工地會議對項目監理機構前期工作開展具有重要作用,會前各方的主要工作是熟悉現場環境、工程環境和人員環境,進行各項準備工作,彼此都有一定的了解,此階段圖紙會審、臨時設施、現場封閉圍擋、施工方案審批、施工前期材料、機械設備進場都應完成就緒。監理要根據現場準備情況、監理工作準備和各種信息收集情況,適時提醒建設單位召開******次工地會議,并盡可能的為建設單位準備必要的會議議程,與建設單位就會議內容達成一致,確保開出效果,為監理現場工作準時切入及今后工作開展打好基礎,其會議紀要應由項目監理機構負責起草,并經與會各方代表會簽。******次工地會議應包括以下七個方面的內容。

            一是,建設單位、承包單位和監理單位分別介紹各自駐現場的組織機構、人員及其分工。二是,建設單位根據委托監理合同宣布對總監理工程師的授權。三是,建設單位介紹工程開工準備情況。四是,承包單位介紹施工準備情況。五是,建設單位和總監理工程師對施工準備情況提出意見和要求。六是,總監理工程師介紹監理規劃的主要內容。七是,研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員,召開工地例會的周期、地點及主要議題。

            三、明確參會人員、會議內容及會議紀律

            監理規范規定******次工地會議應研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員、召開工地例會的周期、地點及主要議題。這是工地例會的框架,在研究確定這個框架的時候,總監要積極提出意見和建議。

            參加工地例會的主要人員應包括:建設單位駐現場代表及有關職能部門人員;承包單位項目經理部經理及有關職能部門人員,分包單位主要負責人;項目監理機構總監理工程師及主要監理人員;邀請的其他有關單位人員。

            召開工地例會的周期要與工程的規模、工程的施工階段相適應,工地例會宜采用有彈性的周期,以適應施工的需要。一般以一周為宜,如果工程規模較小或工種較單調,可以適當調整為半個月一次。會議時間可靈活控制,在切實解決問題的基礎上,盡量不要拖延時間,避免講空話。

            一般均將工程現場會議室作為工地例會的召開地點,但有時根據工程情況,為解決某一主要問題,可以選擇施工現場甚至材料供應地等有關地點召開例會或專題會議。如針對施工單位施工中存在的質量問題,監理多次要求施工單位整改,但整改未得到落實,此時監理就可以選擇存在質量問題的施工現場作為會議地點,召集所有與會人員指出存在的質量問題,并提出整改辦法和時間。因此工地例會的召開地點可以隨主要議題而定。

            工地例會的主要內容及程序在《建設工程監理規范》中作了明確要求,主要包括:

            ①檢查承包單位上次例會議定事項的落實情況,分析未完事項原因;②檢查分析工程項目進度計劃完成情況,提出下一階段進度目標及其落實措施;③檢查分析工程項目質量情況,針對存在的質量問題提出改進措施;④檢查分析工程項目安全狀況,針對存在的安全問題提出改進措施;⑤檢查工程量核定及工程款支付情況;⑥解決需要協調的有關事項;⑦其他相關事宜,業主的要求及指示。

            會議紀律為完善和堅持例會制度提供有效保障。會議應該準時開始,以維護監理例會的嚴肅性,必要時可以實行點名和獎懲制度,避免因為幾個人遲到耽誤所有與會者的時間。在開會的過程中,應杜絕與會人員大聲接聽手機、隨意插話、私下談論與會議無關的內容等干擾會議進程和影響會議效果的情況。

            四、做好工地例會的會前準備工作

            做好會議準備工作,需要平時工作的積累。自上次例會以來,工程上出現了哪些質量、進度、安全方面的問題,總監可用專門的會議準備記錄本記錄下來。平時思考工程上有哪些急需解決的問題,想到了哪些好主意,均可記錄下來??偙O還可通過與專業監理工程師、施工單位、建設單位交談等方式了解工程情況,匯總工地例會上要解決的問題,了解他們的想法,為工地例會的成功召開做好充分的準備。在準備工作中,要注重做好以下七個方面的工作。

            一是,查閱上次例會會議紀要,有哪些事項是議定了要在本次例會前完成的,檢查這些事項的完成情況。

            二是,檢查施工形象進度的完成情況,可以粗略,但要覆蓋主要的施工層面,給出施工進度滯后或提前的大致數據,摸清主要施工工種的實際人數(誤差不可太大),了解材料供應、機械狀況是否滿足施工進度需要,并做好記錄。下一周期按計劃應實現的進度目標和完成情況預測。

            三是,近階段的質量狀況、監理提出的整改要求、建議的預控措施。熟悉本次例會上可能涉及到的施工圖、規范等有關內容。

            四是,工程量的核定及工程款支付情況。

            五是,工地的安全狀況、發現的安全隱患、整改要求,對有關人或事的表揚或批評。

            六是,監理應要求施工單位在會前呈送報表,可按例會周期稱作工程周報、旬報等,內容應包括監理需要收集的信息,如施工進度實際完成情況、進度滯后的原因分析、下期進度目標、主要工種的勞動力安排計劃、質量和安全現狀、需要協調的事項等。這種做法有兩個好處:一是便于對施工信息的收集、傳遞、整理;二是可以規范施工單位在工地例會上的發言,讓施工單位在工地例會上有話可講,有助于設立符合監理要求的會議程序。

            七是,總監要充分與各專業監理工程師溝通,安排監理發言的內容,哪些是監理在會議上應重點陳述的,哪些是監理不能隨意表態的,哪些內容由哪個監理人員發言,發言的順序等,這樣不僅能使監理發言思路清晰、層次分明,提高開會效率,而且能樹立監理的形象與威信,贏得業主的信任。

            五、總監在工地例會上要有所作為

            總監是工地例會的主持人,不能成為工地例會的看客,監理要在工地例會上處于主導地位,就要進行主導性發言。所謂主導性發言,就是把監理在會前準備的內容適時地講出來,這里特別要強調“適時”,會議都有它沿用的程序,講早了不合適,如果讓別人替監理做了工程情況的總結、分析,監理再發言,就象是重復別人的話,顯得無力,監理應有的地位也就受到了挑戰??偙O在工地例會上要爭讓得當,對建設單位應禮讓,如在會議的開始和結束,禮貌地征求一下建設單位的意見;或就一個技術問題監理已提出了合理的解決意見時,征求一下建設單位的看法,這是有益的。對施工單位總監要讓別人把話講完,即或是錯誤的觀點或有悖于事實的陳述,也要做到以理服人,不要進行態勢上的針鋒相對。這里講到的理是一種廣泛的包容,是對施工規范的掌握和理解,對施工圖和設計要求的熟悉,對有關的法規和合同的主要條款、工程量清單的了解等。與會各方的水平越高,對總監的要求也越高,這也是對總監的鞭策。當然,對于建設單位或施工單位個別人的“一言堂”或“長篇大論”,總監可適時加以提醒或制止,以免會議冗長、低效。在絕大多數情況下,與會三方,為了共同的建設目標,在就施工中出現的某一個實際問題從不同的角度進行陳述。有時在利益和責任的驅使下,施工(或建設)單位發言中的偏頗、失實、過激在所難免。因此,總監在工地例會上要盡力去發揮協調作用,按照監理的意圖進行引導、操作,做到公正合理。

            總監應引導、啟發或約束、糾正各專業監理工程師在工地例會上發言及解答有關問題,要發揮群體的優勢??偙O對工地例會上突然提出的待解決問題(即監理未做準備的問題)不要草率地表態,不要輕易地附和別人的意見,以免造成監理工作的被動,可建議召開專題工地會議專項解決。工地例會上的總監,應該以不變應萬變,保持清晰的頭腦。

            六、認真做好會議紀要

            開會過程中,總監應安排專人做好詳細、完整的會議記錄,會后監理人員要對記錄的文字進行再加工,提取核心內容,并用規范、簡潔的語言形成會議紀要。

            會議記錄是把工地例會上所聽到的話和所發生的事當場記錄下來的材料;監理規范要求的是會議紀要而不是會議記錄。會議紀要整理的基礎在于有完整的會議記錄,對工地例會而言,所謂完整是指把與會各方所做發言的主題記錄完整。工地例會上總監應安排專人進行記錄,不宜經常更換,對建設單位重要的指令、要求,對施工單位有可能引起索賠的要求、觀點,開會過程中的一些重要發言,總監也應做好記錄,以便會后對監理人員整理的會議紀要內容進行審核、確認。

            (作者單位:連云港市建設監理有限公司)

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